In de week dat inwoners van het Limburgse heuvelland opnieuw worden opgeschrikt door het stijgende hoogwater, voeren we een gesprek over het hoogwater van juli 2021. Wat is er geleerd? Hoe ga je die enorme communicatieklus aan als team communicatie? We spraken erover met Mick en Steffie.
Mick Claessens is hoofd Crisiscommunicatie binnen de crisisorganisatie van Veiligheidsregio Zuid-Limburg. Steffie Kuijken is hoofd crisiscommunicatie en communicatie Regionaal Beleidsteam (RBT).
De situatie van juli 2021 heeft zijn sporen nagelaten, zo blijkt. Angst onder inwoners. Alertheid bij de media en focus bij de crisisorganisatie.
“Het was een grote crisis, met allerlei lokale incidenten waar het raak was”. Het gaat over een hoogwatercrisis, maar op elke plek was een andere uitdaging voor de regionale crisisorganisatie. Denk aan mogelijke dijkdoorbraak, instabiele bruggen, kans op overstromingen en overstromingen en evacuatie van gebieden.
Er waren drie CoPI’s, een ROT, en een RBT. Met daarbij ook in 12 gemeenten een eigen incidentmanagementteam. “Als hoofd communicatie vormt dat een enorme uitdaging, want je hebt meerdere informatielijnen lopen. Waar er iets gebeurde probeerde je dan op in te spelen, het was moeilijk om naar de voorkant te komen”. Wel is vanuit het team communicatie steeds de bron naar de gemeenten en media toe, met de website van de Veiligheidsregio als centrale vindplaats.
De vergaderklokken lopen niet synchroon dus is het afstemmen een flinke klus. Via WhatsApp groepen is geprobeerd om de informatielijnen te leggen. Denk aan groepen als:
Met partners, zoals Provincie, Rijkswaterstaat, en Waterschap; Met de sectie communicatie van de regionale crisisorganisatie; Een met sfeerbeelden uit het veld waarin foto’s zijn gedeeld van de situatie. Een tweede hoofd communicatie die is ingezet als hoofd informatie is een les die wordt meegenomen naar de toekomst.
Burgemeesters in het RBT zijn een belangrijke schakel ook voor het naar binnenhalen van de buitenwereld. Wat leeft er in de gemeenten, hoe kunnen we inwoners geven wat ze nodig hebben? Er zijn noodverordeningen ondertekend, maar het ging vooral over de vraag: hoe kunnen we als burgermoeder en burgervader de inwoners ondersteunen?
De samenwerking met betrokken partners, zoals Rijkswaterstaat en het Waterschap, is cruciaal bij dit scenario. De regionale crisisorganisatie heeft regie gevoerd op de communicatie. Op hoofdlijnen is bekend wie wat doet vanuit welke verantwoordelijkheid. Het is minder relevant wie eindverantwoordelijk voor de communicatieboodschap is, zolang dit maar is afgestemd. Inwoners maken immers geen onderscheid van wie de boodschap komt.
Een nieuw instrument dat is ingezet in de evaluatie door de Veiligheidsregio is een belevingsonderzoek onder de inwoners. Een aantal conclusies wordt besproken door Mick en Steffie in deze aflevering. Het rapport is ook voor anderen interessant: https://vrzl.nl/application/files/5116/4301/9488/Rapport_onderzoek_overstroming_VRZL.pdf.  Het levert input op voor risicocommunicatie en voor verbeteringen van de crisiscommunicatie. Er ligt verbetering in het visueel maken van communicatieboodschappen, bijvoorbeeld door het plotten van alle incidenten die er spelen in het gebied als gevolg van het hoogwater.
Natuurlijk wordt ook even stilgestaan bij de communicatieve implicaties van besluiten zoals evacuaties. Al met al een interessante en leerzame aflevering over een praktijksituatie.