Renata Verloop helpt op dit moment veel teams Communicatie - vooral bij gemeenten maar ook andere publieke organisaties - met het aanbrengen van focus. Waar zijn ze wel en niet van, wat heeft prioriteit? Zie communicerenmetfocus.nl. Recent heeft ze onderzoek gedaan naar de impact van corona op teams Communicatie en naar de organisatie van Communicatie bij gemeenten.
We beginnen het gesprek met de vraag: waarom is volgens Renata crisiscommunicatie een specialisme? En waarom wordt ze daar onzeker van, hoewel ze toch als ervaringsdeskundige mag worden gezien in ons land op het gebied van communicatie? Het is het begin van een interessant gesprek over wat de betekenis is en kan zijn van crisiscommunicatie.
Zou het niet goed zijn om de gewone communicatie te oefenen, stelt Renata. Immers: problemen binnen de gewone communicatie, bijvoorbeeld qua afstemming met andere afdelingen, zorgen tijdens een crisis ook voor problemen.
Breng focus aan als communicatieteam, wat doe je wel en wat niet? Want je hoeft niet altijd aan de bestuurstafel als communicatie; alleen wanneer je waarde kan toevoegen. Dat kan je afpellen. 1. Een bestuurlijke prioriteit hoeft volgens haar niet altijd een communicatie prioriteit te zijn. 2. Het moet concreet zijn. Het moet impact hebben op inwoners of ondernemers. En tot slot: communicatie moet waarde toevoegen.
Daar lijken we een verschil te hebben met crisiscommunicatie: dat voegt altijd waarde toe. Toch?
Renata heeft voor communicatieteams een handige methode om het aantal FTE inzichtelijk te maken langs drie aandachtsgebieden:
1. Vaste tijd gaat vooral over de vaste zaken die altijd gedaan moeten worden, van bijhouden website tot geplande gebeurtenissen zoals de intocht van Sinterklaas en de eikenprocessierups.
2. Actualiteit: incidenten of waan van de dag zaken.
3. Prioriteit: de projecten waar je aandacht aan wilt schenken.
Hoe geef je dan een langdurende crisis als corona een plek in je communicatie? Blijf je die als aandachtspunt actualiteit beschouwen, of moet je het opknippen in de andere aandachtsgebieden, zoals vaste tijd en prioriteit? Omdat bijvoorbeeld het steunen van ondernemers en het tegengaan van eenzaamheid en spanningen prioriteit zijn gebleven, en de nieuwe maatregelen een vast onderdeel zijn geworden van communicatie.
In ons gesprek komt er nog een vierde aandachtsgebied bij: eigen tijd. De onderbezetting is een groot issue, zo blijkt uit het onderzoek van Renata. En wat doen communicatieprofessionals dan? Ze gaan in eigen tijd aan de slag… met soms gezondheidsproblemen tot gevolg. “Mijn mensen vallen om.”
Ook voor crisiscommunicatie lijken de vaste tijd, actualiteit, prioriteit en eigen tijd aandachtsgebieden om op te sturen als hoofd communicatie van een actiecentrum Crisiscommunicatie.
Laat het ook maar eens fout gaan, is dan een ongemakkelijk advies, zegt Renata. Want we moeten ons ook niet te verantwoordelijk voelen voor alles. De capaciteit is in de afgelopen tijd niet meegegroeid met het werk. Corona heeft dit capaciteitsprobleem versterkt.
Het gesprek eindigt met een opmaat naar een nieuwe luisterstrategie naast een communicatiestrategie. De wijze waarop we luisteren naar de samenleving moet veranderen. Voldoende voer weer om over na te denken.